Рейтинг@Mail.ru
;

Пробуем систему управления проектами Wrike

Не секрет, что многие хорошие проекты так и не были воплощены в жизнь, просто из-за отсутствия правильной организации рабочего процесса. Причём, совершенно неважно работаете ли вы над идеей в одиночку или рядом с вами команда единомышленников. Отсутствие организации всегда приводит к размыванию идеи, трате бесценного времени на пустые разговоры. Важные детали, о которых мы говорим в начале, со временем растворяются в путине незавершенных дел, сроки стремятся к бесконечности и, в конце концов, те, кто искренне верил в свою идею, теряют к ней интерес. Для того, чтобы такого не происходило и был придуман онлайн-сервис управления проектами Wrike.

Wrike – системауправления проектами, объединившаяв себе весь необходимый инструментарий для организации совместной работы, планирования, разделения задач и контроля выполнения, обсуждения новых идей, согласования, визуального представления занятости сотрудников и т.д. Мне кажется, что перечислить все возможности этого сервиса просто невозможно. Он настолько гибок, что может настраиваться под проекты любого масштаба: от небольшой строительной бригады, занимающейся ремонтами в помещениях, до больших компаний, занимающихся разработкой и внедрением новых технологий, и их отдельных подразделений. При этом совершенно неважно хотите ли вы организовать работу офиса или удаленных сотрудников. Wrike обеспечит “бесшовную” связь всех сотрудников и позволит им чувствовать себя внутри одной команды вне зависимости от удаленности друг от друга.

Почему Wrike?

Причин выбрать именно Wrike, много, но одна из уникальных заключается в отсутствии необходимости устанавливать какой-либо софт на компьютеры пользователей. Для работы Wrike подходит любой браузер, а для мобильных сотрудников предусмотрено мобильное приложение, доступное для iOS и Android. При этом все данные надежно защищаются и хранятся в облаке, что гарантирует не только более высокую степень безопасности, исключая потерю части выполненной работы, например, из-за выхода из строя жесткого диска, но и поддержание стопроцентной актуальности всех рабочих файлов и возможность совместной работы без использования дополнительных программно-аппаратных средств.

На сегодняшний день, система управления бизнес процессами Wrike доступна в нескольких версиях, ориентированных на компании разного масштаба и оптимизированных для решения различных задач. Так, например, существует отдельные решения для маркетологов, маркетинговых агенств, дизайн бюро, разработчиками и производителям, а также общие решения для менеджеров проектов и управленцев. В зависимости от возможностей меняется и стоимость пользования сервисом, которая может варьироваться от 0 до 35 $ в месяц за одного сотрудника в готовых решения, до договорной стоимости в энтерпрайз версии. Много это или мало? На этот вопрос я отвечу в конце этого обзора, а пока давайте поближе познакомимся с возможностями Wrike.

Для того, чтобы начать использовать Wrike совсем не обязательно платить деньги. Разработчик предлагает бесплатно попробовать любую версию. По завершении пробного периода вы можете оплатить необходимую подписку или воспользоваться бесплатной версией Wrike Free. Ее возможностей вполне хватает для организации работы в одиночку или в сотрудничестве с парой-тройкой коллег.

С чего начать...

Знакомство с Wrike начинается с регистрации. Процесс предельно прост. Достаточно указать адрес электронной почты, подтвердить его и, указав свое имя, пароль, размер компании и должность, зарегистрировать новую учетную запись.

На основе этих данных вам будет предложено попробовать ту или иную версию Wrike. В моем случае была предложена версия Wrike Business. При желании можно выбрать любую другую версию, но я не стала экспериментировать и согласилась с предложением Wrike.

И, наконец, на последнем этапе создания учетной записи мне было предложено добавить трех коллег, отправив им приглашение на электронную почту.

На этом процесс создания учетной записи можно считать законченным и можно приступить к работе во Wrike.

Настройка Wrike

В принципе, приступить к работе во Wrike можно и без настройки профиля и аккаунта, однако, я рекомендую потратить немного времени и разобраться с настройками. В будущем, это сделает работу более эффективной и позволит избежать ряда типичных ошибок, с которыми сталкиваются начинающие пользователи.

Начну с настройки профиля, где необходимо обратить внимание на ряд важных параметров. В частности, необходимо правильно указать часовой пояс, выбрать вариант указания даты для новых задач. Остальные параметры во вкладке “Профиль” можно не трогать.

Обязательно обратите внимание на вкладку “Календарь”. Здесь вы указываете свой рабочий график на текущий год, указав выходные, отпуск, болезни и т.д. Это позволит значительно упростить планирование распределения задач.

Далее вы можете определить базовые параметры своего аккаунта или создать дополнительные аккаунты для других проектов, управляя ими из единого рабочего пространства. Здесь стоит обратить внимание на необходимость указания продолжительности рабочей недели. Это также очень важно для планирования и контроля.

Вкладка “Доступ к приложениям” позволяет связать ваш аккаунт с другими приложениями. Например, здесь можно включить расширения для Chrome, различных CRM и CMS. В моем случае это не нужно, поэтому сразу переходим к настройке параметров электронной почты. Это очень важный раздел, позволяющий настроить какие уведомления будут приходить вам на электронную почту.

Для чего нужны эти уведомления? Прежде всего, для дополнительного напоминания о тех или иных событиях. В первое время рекомендуется оставить все как есть, но со временем вы можете отключить какие-то из уведомлений, указать более удобное время рассылки списка задач и ежедневной рассылки обо всех изменениях, произошедших в проекте.

Переходим к настройкам аккаунта, где можно добавить коллег, сформировать их рабочее расписание, создать формы запросов, настроить статусы рабочего процесса, оформить подписку и выполнить настройки общих параметров. Рассмотрим некоторые из возможностей настройки аккаунта.

Процесс добавления коллег предельно прост. Достаточно указать адрес электронной почты и указать тип пользователя. Получив приглашение, человек может принять приглашение, просто присоединив свой аккаунт к вашему проекту или создав новый аккаунт.

Не менее важно обратить внимание на возможность создания формы запросов, которые упрощают и структурируют процесс приема работы.

Во вкладке “Рабочий процесс” можно изменить существующие или добавить новые статусы выполнения задачи. На первом этапе освоения Wrike я не рекомендую тут что-то менять.

И, наконец, общие настройки. Здесь можно задать название аккаунта, параметры рабочей недели, добавить логотип, который позволит кастомизировать Wrike под вашу компанию и создать резервную копию аккаунта. Здесь же можно удалить аккаунт.

Собственно, это все параметры, на которые стоит обратить внимание. Как вы можете видеть, ничего сложного тут нет. Все предельно просто и понятно. Тем не менее, если у вас возникают вопросы относительно того или иного параметра или функции, вы всегда можете почитать справку или посмотреть видео инструкцию.

В работе…

Итак, пришло время создать первую задачу, но для начала давайте поближе познакомимся с организацией рабочего пространства. Здесь я отметил достаточно простую и хорошо знакомую организацию, чем-то напоминающую обычный почтовый клиент.

В левой части отображаются проекты и папки вашего аккаунта. В верхней части расположены кнопки для отображения входящих сообщений, списка моих задач, панель задач, отчетов и ленты новостей.

При создании проекта вы можете указать название, дату начала и окончания, вид по умолчанию, а также уровень доступа. Папки могут использоваться в качестве контейнеров для удобного хранения и организации файлов.

Для успешной и эффективной реализации проекта, необходимо поделить его на простые задачи, указав статус, сроки исполнения задачи, исполнителя, добавить файлы и другие атрибуты.

Обратите внимание, в окне задачи можно оставить комментарий и посмотреть историю изменений и исполнения задачи. Иногда, для более эффективного решения задачи, удобно поделить ее на элементарные подзадачи, указав для них своего исполнителя, сроки, файлы и т.д. При необходимости, подзадачу можно поделить на еще более простые задачи и т.д.

Во Wrike можно использовать различные варианты представления плана работ. Это может быть обычный список, доска, таблица или временная диаграмма. Какой именно вариант отображения использовать, решает сам пользователь. Например, при создании задач я использую режим отображения “Доска”, а потом оптимизирую сроки, используя для этого временную диаграмму Ганта, она позволяет видеть текущую загрузку каждого сотрудника и исключает наложение одних задач на другие.

Во Wrike реализованы развитые коммуникационные возможности и информационная прозрачность, позволяющие сотрудникам обсуждать любые идеи, совместно редактировать и утверждать файлы, в том числе и графические, видеть все изменения, происходящие во время реализации проекта в целом.

Это то, чего так не хватает традиционным методам организации работы. Зачем тратить время на совещания, записывать важные детали на случайных листках, а потом говорить, что я этого не слышал, не видел и меня тогда не было. С Wrike все это остается в прошлом. теперь не нужно отрывать человека от работы ради пары, как тебе кажется, важных слов, не нужно использовать альтернативные средства связи для передачи новых идей и переживать за то, что он чего-то не увидит или не услышит. Теперь все храниться в одном месте и ваш коллега просто не сможет пройти мимо и не увидеть ваших обращений.

Отдельного внимания заслуживает инструментарий для контроля выполнения задач и создания отчетов. Wrike позволяет создать отчеты по активным задачам, по просроченным задачам, по занятости и т.д. При желании пользователь может подписаться на еженедельные отчеты.

Описать все возможности, заложенные во Wrike, невозможно, да и особого смысла в этом нет. Главное, понимать то, что это очень простой в освоении и гибкий сервис, который легко адаптируется под задачи любого масштаба, позволяет вовремя отслеживать выполнение поставленных задач и исключает любые ситуации, негативно влияющие на производительность, как отдельных сотрудников, так и всего коллектива в целом. В этом смысле очень уместно напомнить о мобильном приложении, которое позволит в любой момент посмотреть все изменения в проекте, добавить свои комментарии, видеть задачи, запланированные на сегодня и просроченные задачи, устанавливать напоминания и т.д.

Заключение…

Что мне понравилось во Wrike? Прежде всего, она не оставляет в покое ни меня, ни моих коллег. Причем, в отличие от человека, Wrike не вызывает отрицательных эмоций. Он просто использует все доступные ресурсы для того, чтобы постоянно напоминать мне о сроках, о том, что я являюсь членом команды, которая ждет от меня своевременного выполнения взятых на меня обязательств. Кстати, это касается не только работы в команде, но и когда ты работаешь индивидуально с конкретным заказчиком, который ждет от тебя не только качества, но и соблюдения сроков. Уверена, что это важно для всех, кто уважает не только свой труд, но время и труд тех, кто доверил тебе выполнение той или иной задачи. Согласно отзывам о работе в компании Wrike, команда очень тщательно относится к разработке функционала, и это заметно при работе с продуктом.

Wrike – настоящая находка для тех, кто до сих пор тратил большую часть рабочего времени на выяснение отношений с сотрудниками, которые найдут миллион причин для оправдания своей лени, времени, потраченного на перекуры и перекусы, различного рода технические проблемы и т.д. С Wrike ничего объяснять не придется. Вы просто создаете задачу, устанавливаете сроки, участвуете в обсуждении и согласовании.

Несмотря на кажущуюся сложность и функциональную наполненность, Wrike оказалась достаточно проста в освоении. Достаточно запустить один проект, и уже совсем скоро вы почувствуете себя гуру в этой системе.

Что же касается цены, то я решила для себя, что, 10-35$ в месяц за сотрудника, не такая уж и высокая плата за желание создать по-настоящему эффективную команду. Более того, если вначале мои коллеги отнеслись к использованию Wrike в своей работе с осторожностью, то уже совсем скоро все они оценили, насколько правильным было решение попробовать систему управления задачами и проектами Wrike. Теперь мы тратим куда меньше времени на реализацию поставленных задач. У нас, наконец-то появились нормальные выходные, и свободное время. Конечно, это все равно не позволяет мне полностью отключиться от рабочих проектов, но теперь я делаю это незаметно для моих коллег. Пока они отдыхают, я продумываю задачи и графики их реализации, пишу им свои идеи и комментарии, не требуя от них немедленной реакции.