Рейтинг@Mail.ru

TeamWox: Какой должна быть современная система управления компанией?

06 мая 2010 в 00:00 | Всего прочтений: 15418

Современная компания представляет собой живой организм со сложными внутренними и внешними коммуникациями, с огромным количеством информации, объем которой растет с каждым днем. В этих условиях, каждый руководитель, желающий, чтобы его компания была успешной, старается донести до своих подчиненных понимание того, что они не участники бессмысленного броуновского движения, а являются очень важными составляющими этого организма, эффективная работа которого зависит от всех и каждого, без исключений.

Увы, в реальной же жизни, не каждому руководителю дано добиться такого понимания. И в каждой компании всегда найдутся как те, кто добросовестно выполняют свои обязанности, так и те, кто делают все для того, чтобы ничего не делать, при этом всегда умудряются быть в центре внимания, показывая всем свою важнейшую роль в успешном выполнении тех или иных проектов. А если к этому прибавить традиционный бардак в бумажном документообороте, мутную работу менеджеров и многие другие проблемы, с которыми приходится сталкиваться в любой современной компании, то возникает ощущение, что все разговоры об эффективности бессмысленны. Тем не менее, существуют решения, позволяющие добиться поставленных целей и сделать работу более прозрачной и организованной, где каждый понимает степень своего участия и, соответственно, ответственности, причем, как перед компанией в целом, так и перед коллегами в частности.

Речь идет о так называемых Groupware системах, программных решениях, позволяющих организовать эффективные взаимодействия сотрудников внутри компании. По большому счету, Groupware системой можно назвать комплект привычных, для любого офиса, программ (электронная почта, внутренняя база клиентов, планировщик, тестовый редактор и электронные таблицы, папки общего пользования, чат и некоторые другие офисные приложения). Правда, все эти приложения, установленные на компьютерах сотрудников, существуют, чаще всего, независимо друг от друга, и не обеспечивают необходимого уровня взаимодействия и контроля.

Настоящая Groupware система, представляет собой единое информационное пространство, внутри которого происходит взаимодействие между сотрудниками компании и клиентами, ставятся задачи, создаются и хранятся различные документы, систематизируются контакты, производятся расчетные операции, контролируется эффективность работы каждого сотрудника и т.д.

Система TeamWox, о которой пойдет речь в этом обзоре, привлекла наше внимание по двум причинам. Во-первых, цена. Для небольших компаний с числом сотрудников не более 10 человек, где проблема эффективности работы сотрудников не менее актуальна, чем в более крупных компаниях, лицензия на использование системы абсолютно бесплатна. Для более крупных компания, с числом сотрудников от 25 человек, стоимость лицензии на каждого сотрудника обойдется максимум в 4000 рублей, т.е. вдвое дешевле приобретения лицензионной версии Microsoft Office, которая, кстати, включает лишь часть возможностей Groupware системы. Во-вторых, простота использования, минимальное время внедрения, универсальность и до мелочей продуманные возможности.

Система TeamWox представляет собой гибконастраиваемый интернет-сервис, доступ к которому осуществляется с помощью любого Web браузера без необходимости установки какого-либо клиентского программного обеспечения. Это позволяет заметно сэкономить на выборе компьютеров для каждого рабочего места, где вместо традиционных компьютеров, можно использовать стодолларовые неттопы, возможностей которых более чем достаточно для работы в TeamWox. Кроме того, это позволяет использовать систему не только на Windows компьютерах, но и на компьютерах и ноутбуках работающих под управлением Mac OS, Linux и других операционных систем, имеющих выход в интернет и современный браузер с поддержкой Adobe Flash версии 9.0 и выше. И, наконец, такой подход обеспечивает наиболее эффективное взаимодействие с филиалами и удаленными сотрудниками. Ниже мы более подробно познакомимся со всеми возможностями TeamWox, а пока рассмотрим особенности установки системы.

Для начала необходимо скачать программу с официального сайта. TeamWox поставляется в виде одного инсталляционного файла, объемом всего 30MB. Система TeamWox работает под управлением операционной системы Windows (тестировали под Windows 7), и не требует установки каких-либо дополнительных сервисов или модулей. Ее можно установить на любой офисный компьютер с частотой процессора от 2ГГц и 1ГБ памяти. Для больших компаний, где одновременно обрабатывается большое число запросов, желательно использовать выделенный сервер.

Процесс установки системы состоит всего из нескольких шагов, в ходе которых необходимо выбрать домен, который будет использоваться для доступа к системе, указать контактную информацию и создать аккаунт для администратора системы. В случае если вы не имеет собственного домена, разработчики предлагают воспользоваться бесплатным доменом 3-го уровня в одной из доменных зон (tmwox.ru, tmwox.net, tmwox.com).

Установка системы максимальна автоматизирована. По завершению процесса установки будет произведено конфигурирование и запуск всех сервисов. На этом этапе систему можно считать установленной. Единственное, что вам, скорее всего, придется сделать, так это настроить офисный маршрутизатор, через который осуществляется доступ в интернет всех компьютеров в локальной сети. В частности, для доступа к системе из интернет, необходимо настроить переброску портов 80 и 443 на IP адрес компьютера, на котором установлена система TeamWox. Тем, кто интересуется, как это сделать, рекомендуем прочитать статью "Настройка системы групповой работы TeamWox для доступа из сети Интернет" опубликованную на сайте TeamWox.

Проверить правильность работы сетевого подключения очень просто. Для этого можно воспользоваться модулем "Управления". В разделе "Соединение" можно увидеть состояние вашей сети и ее готовность к полноценному использованию системы TeamWox. В случае обнаружения каких-либо проблем, система предложит варианты их решения.

Прежде, чем продолжить знакомство с особенностями конфигурирования и использования системы TeamWox, познакомимся с организацией пользовательского интерфейса.

Условно интерфейс системы TeamWox можно поделить на несколько вертикальных областей. В самой верхней строке располагается имя пользователя, кнопка "Выход", необходимая для блокирования своего аккаунта, а также иконки, оповещающие пользователя о новых заданиях, о приходе почтового или чат сообщения и других событиях внутри системы. Ниже располагается строка вкладок для доступа к модулям системы. Для каждого пользователя или группы пользователей можно задать собственный набор модулей.

Еще ниже располагается набор контекстно-зависимых кнопок, назначение которых зависит от используемого в данный момент модуля. Здесь же располагается поиск по системе и развитая система подсказок. И, наконец, большая часть экрана отдана под основное окно системы, где отображается рабочая информация.

При первом входе в систему открывается "Рабочий стол", включающий набор виджетов для отслеживания актуальной информации и облегчения навигации по частоиспользуемым вкладкам. Это может быть список последних и избранных заданий, документы в работе, последние темы форума и письма, полезные ссылки, список организаций и т.д. Набор виджетов, их размер и положение можно изменить по желанию пользователя, а для упрощения настройки можно воспользоваться набором шаблонов.

В целом, интерфейс и структура системы TeamWox организованы таким образом, что пользователь может начать работать с системой без какой-либо предварительной подготовки. Основные навыки приходят уже во время первого опыта работы. Большую помощь в освоении системы оказывает встроенная система помощи, благодаря которой пользователь может в любой момент получить ответ на любой вопрос, касающийся использования тех или иных функций системы.

В основе системы TeamWox лежит структура компании, включающая группы (отделы) и пользователей (сотрудников), между которыми происходит взаимодействие. Создать группы и списки сотрудников может системный администратор или сотрудник отдела кадров, для которого был создан аккаунт с назначением соответствующих прав доступа, примерно так, как показано на скриншоте ниже.

В процессе создания группы можно выбрать руководителя и участников этой группы (в случае, если список пользователей уже создан), выбрать вышестоящую группу, определить какие модули системы будут доступны и какими правами обладают сотрудникам этой группы.

При создании аккаунтов для каждого пользователя (сотрудника компании или фрилансера) можно определить множество различных данных, включая адреса, контакты (мессенджеры, электронные адреса, телефоны), информацию о работе человека в компании, индивидуальные права доступа.

Кроме этого, для каждого сотрудника можно прямо в системе сохранять все документы, связанные с ним: договор о трудоустройстве, отсканированные копии паспортов, медицинские книжки и прочее. Кстати, стоит отметить, что при смене пользователя нет необходимости создавать новый аккаунт. Достаточно обновить данные аккаунта для предыдущего сотрудника. При этом не выполненные, назначенные и избранные задания, документы, а также история работы предыдущего сотрудника останутся без изменений.

На самом деле возможности управления группами и пользователями не ограничиваются лишь этими возможностями. Большое внимание разработчики уделили безопасности работы. Система TeamWox позволяет создать для каждого сотрудника SSL сертификат, обеспечивающий высокую степень защищенности подключения, и облегчает вход в систему без использования логина и пароля. Кроме этого, имеется возможность установить контроль доступа по IP адресу или диапазону IP- адресов.

Все эти меры, в сочетании с дополнительными средствами, интегрированными в систему, позволяют гарантировать высокую защищенность всей информации внутри TeamWox, в том числе и при работе через интернет.

Используемый в системе модуль "Сотрудники" обладает, куда большими возможностями, чем можно себе представить. На его базе можно создать полноценное рабочее место отдела кадров. В зависимости от прав доступа, пользователь может видеть различный набор информации о своих коллегах. Например, по умолчанию рядовые сотрудники могут видеть простой список сотрудников, где можно произвести сортировку по имени, отделу, должности и времени работы в компании, а также список ближайших дней рождений. Сотрудники, имеющие отношение к персоналу (руководство, отдел кадров или руководители отделов) могут видеть развернутую информацию по сотрудникам. В частности, в системе предусмотрен вывод структуры и иерархии компании, учет рабочего времени и оплаты труда. Такой подход позволяет наглядно видеть, насколько эффективна организационная структура компании, и определить дублирующие функции.

Сотрудник отдела кадра или руководитель может выводить информацию, как по всем сотрудникам, так и по каждому сотруднику в отдельности. В этом обзоре мы не станем детально рассматривать все возможности модуля "Сотрудники". Рассмотрим лишь особенности учета рабочего времени, отображаемого в виде удобной месячной сетки.

Зеленым цветом выделены дни, в которые данный сотрудник входил в систему с IP- адресов, заявленных в системе как рабочие. Для каждого дня указывается время работы в системе. Если сотрудник не заходил в систему, день закрашивается красным цветом. Для каждого сотрудника можно произвести индивидуальную настройку рабочего времени, указав дни отпуска, командировки, отгула, больничного или прогула.

Еще один интересный инструмент, относящийся к модулю "Сотрудники", позволяет реализовать возможность совершать быстрый звонок другим сотрудникам, используя для этого любой программный SIP телефон. С помощью такого решения можно хорошо сэкономить на приобретении офисной АТС и другом телефонном оборудовании. Все, что нужно, так это телефонная гарнитура, стоимостью несколько сотен рублей, при этом функции офисной телефонной станции, будут возложены на бесплатный программный телефон или виртуальную АТС, возможности которых не только не уступают традиционным решениям, но и по ряду параметров, превосходят их. Забегая вперед, отметим, что возможность совершать звонки с компьютера распространяется также и на клиентов компании.

Основной инструмент, используемый для планирования оперативных и долгосрочных задач для пользователей системы, контроля их исполнения, называется "Задания". При постановке задания, пользователь должен указать тему, которая будет отображаться в заголовке, выбрать ответственного сотрудника или отдел, а также определить тип задания. Обратите внимание, рядом с полем "Тема" имеется две малозаметные, но очень полезные иконки, отвечающие за выбор высокого приоритета и приватности задания. Включение режима приватности позволяет сделать задание видимым только назначенному сотруднику. В то время как другие сотрудники в его отделе, а также в вышестоящем отделе, не смогут его увидеть.

В системе предусмотрены несколько типов заданий: Простое задание, Задание с контролем, Задание с уведомлением, Совместное задание, Разовое событие, Событие периодическое, Документ-заметка и Избранное задание. Каждый из типов заданий имеет свои особенности. Например, Задание с контролем подразумевает, что исполнители, выполнив задание, могут лишь отметить это задание как выполненное, после чего оно появляется в папке "Выполненные" того, кто назначил его. В случае если назначивший удовлетворен выполнением задания, он может закрыть его. Если задание нуждается в доработке, то оно переводится в состояние "Открыто". В свою очередь, Простое задание может быть закрыто исполнителем. Задание с уведомлением, позволяет видеть, когда исполнитель открыл поставленное задание.

Для каждого задания можно создать комментарий во встроенном визуальном редакторе, приложить файл с диска вашего компьютера, или вставить документ, карту связей mindmap, график или структурную диаграмму непосредственно из встроенной системы документооборота.

Как только задание будет сохранено, оно тут же появится в списке назначенных заданий у тех, кому оно предназначалось. Рядом с заголовком отображаются дата и время, до которого нужно выполнить задание, а также имя сотрудника, назначившего данное задание. В качестве дополнительного оповещения предусмотрено отображение иконки о поступлении задания в верхней строке интерфейса, а также звуковое оповещение, настроить которое можно в меню управления, доступном либо администратору, либо сотруднику, которому были делегированы права на управление системой.

Так что в системе TeamWox не получится оправдать невыполнение поставленного задания традиционным: - «Ты мне не говорил это сделать». Теперь все у всех на экране.

Работать с назначенными заданиями очень просто. Для удобства в левой части окна расположен фильтр по статусу заданий, который позволяет посмотреть список, например, только открытых или выполненных заданий. Сам список отображается в правой части окна. При необходимости на экран можно вывести только личные, назначенные, групповые или все задания в выбранном статусе.

При просмотре задания, сотрудник может переназначить его своему подчиненному, оставить свой комментарий, а также, в зависимости от типа задания, изменить его статус (закрыть, выполнено, в избранное), а при наличии определенных прав, редактировать задание. В свою очередь, сотрудник, назначивший задание, может видеть все изменения, а в случае несогласия, внести свои комментарии.

Обращаем ваше внимание на то, что вся эта оперативная информация, которая в привычных условиях бесследно исчезает, как только задание считается выполненным, постоянно хранится в системе TeamWox. Это позволяет в любой момент быстро найти и поднять всю информацию по данной теме.

Для эффективной работы с документами в системе предусмотрен модуль "Документы". Данный модуль сочетает в себе развитый визуальный редактор, позволяющий создавать документы высокой степени сложности, и удобное хранилище файлов с возможность простого обмена документами между сотрудниками, контролем прочтения документов, а также визирование документов.

Для хранения документов используется привычная структура папок и подпапок. При создании нового аккаунта, создается типовой набор папок. Позже, пользователь может создать дополнительные папки и изменить права доступа для уже существующих папок. Система позволяет выбрать пользователей, которым запрещен доступ к папке, имеющих право на чтение, редактирование и администрирование. Для упрощения настройки прав доступа к папке, поддерживается возможность наследования прав родительской папки.

Для удобства работы с большим количеством файлов предусмотрена система фильтров, позволяющих отображать в данной папке только файлы, соответствующие определенному условию. Например, это могут быть файлы, которые находятся в работе, последние открытые файлы, рассмотренные или удаленные файлы. В реальных условиях, это позволяет значительно упростить работу и избежать путаницы с документами, часть которых должна быть просмотрена, другая отредактирована, а третья, просто подписана.

При работе с документами система поддерживает версионность, что упрощает многопользовательскую работу с документами. Какие бы изменения вы или другие сотрудники не внесли в документ, у вас всегда остается возможность открыть одну из предыдущих версий.

Выше мы отметили, что система документооборота имеет встроенный редактор, обладающий достаточно серьезными возможностями. Помимо возможности создания текстовых документов, он позволяет создавать Midmap схемы взаимодействия, графики и диаграммы.

При создании нового документа, пользователь может создать список пользователей или групп, назначенных на ознакомление с документом или на его подписание. Кроме этого можно задать сотрудника, ответственного за документ и произвести привязку документа к определенному клиенту.

Помимо работы со встроенным редактором, система позволяет загружать, хранить и совместно использовать файлы любого типа. Это могут быть изображения, архивы, программы, и т.д.

Для удобной работы с этими файлами, система документооборота TeamWox поддерживает протокол WebDAV, благодаря которому хранилище файлов в модуле "Документы" может быть подключено в качестве сетевой папки и использоваться, так же как и любая другая папка на вашем компьютере. При этом для каждого внешнего файла сохраняются все предыдущие версии, доступ к которым можно получить в меню "Информация о файле".

Без следующего модуля невозможно представить работу современного офиса. Речь идет о модуле "Почта", который позволяет эффективно работать как с внутренними, так и с внешними сообщениями электронной почты.

Главная особенность, отличающая модуль "Почта" от любого другого почтового клиента, заключается в его тесной интеграции со всей системой TeamWox, что в условиях групповой работы является крайне важным условием высокой эффективности компании.

Как и другие современные почтовые клиенты, модуль "Почта" поддерживает работу с несколькими почтовыми ящиками и имеет развитые механизмы работы с сообщениями. Так, при создании нового почтового ящика пользователь может создать набор фильтров или правил сортировки входящих писем. Для удобства имеется возможность привязки входящей почты к конкретному клиенту или компании. В этом случае для поднятия всей переписки с клиентом достаточно выбрать его в соответствующем модуле (об этом мы поговорим чуть позже), и мгновенно получить всю историю переписки с ним.

Кроме того, данный модуль позволяет назначить письмо другому сотруднику. Причем, делается это не с помощью обычной пересылки письма, а при помощи механизма назначения на внутренний почтовый ящик сотрудника, который обязательно создается для всех пользователей, которым разрешена работа с почтой. В отличие от обычной пересылки такой подход позволяет избежать множественных копий данного сообщения (фактически существует только одно сообщение) и полностью контролировать всю переписку. Стоит отметить, что высокая степень интеграции почтового клиента и системы групповой работы, позволяют более эффективно использовать встроенную систему документооборота. Так, при необходимости вложить письмо в какой-либо документ, вы можете быть уверены, что работаете с последней версией документа, а не с неполной версией, которая была когда-то сохранена на диске.

Для развития неформальных внутренних коммуникаций система TeamWox имеет встроенный форум и чат. Форум может стать очень удобным и эффективным инструментом для оповещения сотрудников о внутренних новостях компании, обсуждении внутренних и внешних событий, приглашении на какие-либо корпоративные мероприятия и т.д. Как показывает опыт, несмотря на кажущуюся неформальность, встроенный форум является крайне важным элементом. С его помощью, руководство компании всегда сможет держать руку на пульсе, чувствовать настроение своих сотрудников, вовремя и адекватно реагировать на все возникшие сложности.

В отличие от форума модуль "Чат" предназначен для on-line общения между сотрудниками компании. Для отправки мгновенного сообщения тому или иному сотруднику достаточно навести курсор на его имя в любом месте системы. В чат можно пригласить не только одного сотрудников, но и всех сотрудников отдела, или сотрудников разных отделов. Это позволяет оперативно обсуждать различные вопросы, возникающие по ходу работы.

Важно отметить, что в отличие от отдельных приложений, таких как, ICQ, Skype и прочие, встроенный чат обеспечивает высокий уровень безопасности с точки зрения утечки информации и заражения вирусами, и позволяет сохранять историю общения по всем пользователям с возможностью быстрого поиска нужного обсуждения с помощью встроенного в систему TeamWox поискового механизма

Помимо внутрикорпоративного общения, модуль "Чат" может использоваться для обслуживания клиентов, с помощью формы, установленной на сайте вашей компании. В этом случае необходимо создать хотя бы одну группу обслуживания, указать название группы, обсуждаемые темы и назначить сотрудников, имеющих право для просмотра обсуждения, ведения on-line консультаций и администрирования чата. Здесь же можно задать список готовых ответов в диалогах. Для удобства работы с готовыми фразами, поддерживается возможность использования специальных макросов.

Работает этот механизм очень просто. При поступлении сообщения от клиента, все сотрудники, входящие в группу обслуживания получают извещение о новом чат сообщении. Дальше общение происходит в обычном режиме. Такой подход обеспечивает действительно высокую эффективность при поддержке клиентов, которую не может обеспечить ни один другой интернет-мессенджер.

Одним из важнейших инструментов системы TeamWox, без которого сложно представить эффективную работу компании, являются модули "Клиенты" и "Организации".

При создании новой организации, пользователь может ввести контактную информацию, а также указать тип компании (потенциальный клиент, клиент, агент и черный список.), ее статус и рейтинг, уровень обслуживания, и другую информацию, которая может оказаться полезной для четкого понимания уровня взаимоотношений с компанией. При рассмотрении других модулей системы, мы отметили, что для каждой организации может быть сохранен собственный перечень документов, электронные письма и обсуждения.

В процессе работы, для каждой организации, впрочем, как и для каждого клиента, менеджеры могут оставлять записи в истории взаимоотношений, добавлять документы из системы документооборота, просматривать почтовую переписку по всей компании и по каждому ее сотруднику в частности, просматривать историю расчетов с данной компанией. Другими словами, при смене сотрудника вы сохраните полную информацию по истории ваших взаимоотношений, а благодаря настройке прав доступа, которая позволяет каждому сотруднику видеть лишь те организации, с которыми он работает, руководитель может быть уверены, что клиентская база вашей компании не "уплывет" конкурентам.

Одним из важнейших инструментов любой современной компании является база производимых и потребляемых товаров и услуг. Без нее невозможно представить полноценную работу менеджеров по продажам, продукт-менеджеров и сотрудников, отвечающих за снабжение. В системе TeamWox для этих целей используется модуль "Продукты". Это универсальный инструмент, позволяющий вести полноценный учет всей производимой и потребляемой продукции.

При добавлении нового продукта (позиции прайс-листа) пользователь, имеющий право на редактирование базы, указывает название, статус, категорию и группу, к которой относится данный товар или услуга. Поля категория, группа создаются по мере наполнения базы, и запоминаются системой для последующего использования.

Для каждого продукта можно указать параметры идентификации (код, серия, номер грузовой таможенной декларации (ГТД) и штрих-код), входную, дилерскую, оптовую и розничную цену с автоматическим расчетом процента наценки, ссылку на описание продукта и связанность с другими продуктами. Все изменения по каждому продукту сохраняются в истории.

Помимо функции ручного добавления продуктов, система поддерживает импорт из формата CSV. Механизм экспорта реализован предельно понятно. Поддерживаются различные типы кодировок и разделителей. В процессе экспорта пользователь может назначить соответствие полей продуктовой базы и полей CSV файла.

Для удобства работы с продуктовой базой в модуле поддерживается возможность создания индивидуального набора фильтров для каждого пользователя. Например, один менеджер по продажам может создать для себя набор фильтров, сортирующих продукты по категориям, другой по типу, и т.д. Для быстрого поиска нужных товаров можно воспользоваться дополнительным фильтром или системой поиска.

Модуль "Продукты" тесно связан с модулем "Расчеты", предназначенным для ведения информации по финансовым операциям компании. В основе этого модуля лежат так называемые книги, связанные с каким-либо продуктом или проектом. Внутри каждой книги можно создавать счета и производить расчеты. Модуль "Расчеты" имеет простой инструментарий для создания счетов и платежей, тесно связанный с модулями "Организации" и "Продукты". При создании счета или платежа, пользователь может выбрать желаемый шаблон, определяемый внешний вид документа, отправить его по электронной почте или просто распечатать.

Как и в других модулях, здесь поддерживается механизм фильтров, обеспечивающий удобное представление финансовых документов, а также набор различных отчетов, позволяющих посмотреть статистику оборота по организациям, продуктам и клиенту.

Говоря о модуле "Расчеты" мы не можем не упомянуть о модуле "e-Банк", обеспечивающий интеграцию TeamWox с системой клиент-банк. Работа с системами «Клиент-банк» осуществляется с помощью плагинов. В поставку входят плагины для работы с системами "WebMoney" и "PayPal". В дальнейшем список плагинов, входящих в поставку системы, будет расширяться. Плагины для работы с другими системами могут быть разработаны с использованием TeamWox SDK.

И, наконец, последний модуль "Сервисдеск". Он направлен на усиление эффективности при решении различного рода проблем и ответственных задач. На первый взгляд "Сервисдеск" очень похож на модуль "Задания", но при этом отличается более жесткой регламентацией выполнения задач и более формализованным контролем над процессом. За выполнением заявок в модуле "Сервисдеск" отвечает не конкретный пользователь, а специально созданные группы, в которые включаются сотрудники, отвечающие за тот или иной продукт или проект. "Сервисдеск" может оказаться эффективным инструментом не только для поддержки клиентов, для чего используется дополнительный модуль, установленный на внешнем сайте, но и для эффективного решения внутренних задач. Например, руководитель компании или сотрудник отдела маркетинга могут внести предложение в развитие того или иного продукта, при этом, ему не нужно выяснять, кто именно занимается этой темой, и находить среди них того, кто сможет адекватно оценить внесенное предложение. Вместо этого, он обращается к "Сервисдеск" и создает заявку по интересующему продукту. После этого все сотрудники, входящую в ответственную группу, получают сообщение о новой заявке, и приступают к обсуждению. В таких условиях будет сложно закрыть глаза на внесенное предложение, сообщение об ошибке или какую-либо другую информацию. Тем более что в данной ситуации, контроль над своевременным выполнением заявки и качеством обслуживания, ведут модераторы.

Все это, в сочетании с другими модулями, предназначенными для работы с клиентами, дает возможность обеспечить высокий уровень обслуживания, чего сегодня кране не хватает подавляющему числу компаний, когда менеджер по продажам, бухгалтер и специалист службы поддержки никак не связаны между собой, и при этом делают все, для того, чтобы мы, потребители, остались недовольны их работой.

Заканчивая разговор о возможностях системы TeamWox, мы не можем обойти вниманием не менее важную особенность, без которой сложно говорить о построении эффективной компании. Речь идет о механизме построения отчетов. Обычно, для подготовки отчетов, позволяющих оценить реальное положение дел в компании, уходит много времени. Более того, традиционные способы позволяют видеть целостную картину, но не позволяют рассмотреть детали, благодаря которым можно вовремя отреагировать на какую-либо проблему, которая уже в ближайшем времени может стать неисправимой.

Благодаря встроенной системе отчетов, система TeamWox позволяет в любой момент времени получить необходимый отчет по работе любого отдела или конкретного сотрудника. Причем, все эта информация формируется на лету, и не может быть сфабрикована. В системе TeamWox доступны множество разнообразных отчетов, начиная с посещаемости сотрудников, заканчивая их производительностью и уровнем обслуживания клиентов. Кроме того, данные отчетов по клиентам, можно использовать в маркетинговых исследованиях.

Заключение

Безусловно, рассмотреть в рамках одного обзора все особенности системы TeamWox невозможно, но даже такого первого поверхностного знакомства вполне достаточно для того, что бы оценить весь ее потенциал. На текущий момент, это, если не единственная, то одна из немногих Groupware систем, в которой присутствует весь, необходимый инструментарий для организации эффективной работы, как в очень маленькой компании, где число сотрудников не превышает нескольких человек, так и в очень большой компании, где использование TeamWox оказывается интересной не только с точки зрения организации эффективной и прозрачной работы сотрудников, но и с точки зрения оптимизации внутрикорпоративных затрат. 

Напомним, что инструментарий, имеющийся в системе TeamWox (Органайзер, Текстовый редактор, Электронные таблички, Графический редактор, Почтовый клиент, Продуктовая база данных, Форум и Интернет-мессенджер) в сочетании с некоторыми дополнительными WEB приложениями, позволяет отказаться от приобретения дорогостоящих офисных приложений. А если к этому прибавить возможность безопасной работы через интернет, организацию обратной связи с клиентами, поддержку финансовых модулей, систему отчетов и другие уникальные возможности TeamWox, то становится очевидным, что будущее не за новой версией Оutlook’а, Office или какой-либо другой программой, а именно за такими простыми, многофункциональными, и, одновременно, надежными системами управления предприятием, коей является TeamWox.

Скачать бесплатную версию (до 10 пользователей)

Интересные товары со скидкой [посмотреть все]